6 consejos para una digitalización express
Recomendaciones para el proceso de digitalización: dar continuidad a la actividad empresarial y a la relación con los contactos.
En situaciones en las que se aplazan las decisiones, se retrasan los proyectos y hay incertidumbre, es necesario que la sociedad tome conciencia de que debe continuar con su vida laboral, aportando para que la economía no se resienta demasiado.
Especialmente en las empresas de servicios, el teletrabajo es una opción viable, que requiere de ciertas condiciones, en especial la digitalización de procesos y el uso de herramientas.
Aportamos estas recomendaciones y herramientas para hacer que el trabajo en casa sea más productivo y se mantenga sana la relación con compañeros y clientes.
1. Mantén tu hábito de trabajo
Seguir los horarios, la preparación habitual, ayuda a tomar conciencia de que la actividad debe ser lo más parecida posible a la normal.
Las herramientas de gestión ayudan a tener organizada la información, en especial CRMs que tienen funciones de gestión para Marketing, Ventas y Servicio:
- Hubspot CRM (gratuito)
- Salesforce (solución pymes)
- Zoho CRM
El uso compartido en la empresa de un sistema de gestión, permite delegar tareas y observar la evolución de los proyectos.
2. Prepara las tareas del día
Tanto las tuyas individuales como la de tu equipo; ponte objetivos individuales y ayuda a los compañeros a ponerse los suyos, para ir marcando lo que se va haciendo y lo que queda por hacer.
La agenda es un elemento fundamental para constatar lo que se quiere hacer y lo que se ha hecho durante la jornada.
Es necesario que todo el equipo use la misma herramienta, para compartir el estado de los proyectos y permitir seguimiento con contactos.
- Google Task – Keep, para uso individual.
- Trello, para gestionar listas de tareas y sus estados: por hacer, en marcha, hecho.
- Slack, para proyectos por equipos y gestión de ventas.
- Asana, para gestión de proyectos, centralizando la información de hojas de cálculo, emails,…
3. Repasa contactos en el CRM
Priorizando los más importantes y que necesiten información con más urgencia.
Crea listas de contactos en función de características y necesidades, de tiempos de respuesta.
Trabaja primero con la lista de personas que tienen un proceso en marcha, dejando tiempo para contactar con leads existentes y para la prospección de nuevos contactos.
Es el momento de hacer un seguimiento más exhaustivo de los contactos, de enriquecer las fichas de cada uno, con información que habitualmente no da tiempo a registrar.
4. Prepara las reuniones
a) Telefónicas.
b) Videocalls, para dotar de más cercanía; es recomendable probar primero con tu equipo, evaluar los posibles problemas y preparar una guía para que los clientes sepan cómo usarlo.
Para más de 2 personas, hay herramientas de videoconferfencia:
- Zoom Meetings (también para Webinars-formaciones)
- Hangout
- Whereby
- Be.live para transmitir en directo con Youtube o Facebook
c) Emailings y mensajería. La mensajería instantánea ayuda a lanzar mensajes cortos, para notificaciones.
WhatsApp dispone de grupos de difusión para lanzar mensajes a varias personas y una aplicación web, que permite crear mensajes más rápidamente que con el móvil.
Para automatizar las comunicaciones por correo en función de acciones del usuario:
- Mailchimp
- Active Campaing
- Sendinblue (automatización de secuencias)
- HubSpot
- Clientify
d) Redes sociales, programando consejos de forma periódica.
- Hootsuite (gratuito hasta 3 perfiles)
- Metricool, para análisis y medición de redes sociales
Resulta muy útil enviar en las comunicaciones un enlace a reunión, para que el contacto pueda elegir la fecha y hora apropiada, según la disponibilidad (tuya y/o del equipo).
- Google Calendar
- Calendy para equipos de trabajo
- HubSpot CRM & Sales gratuito para pymes
5. Formalización de acuerdos
Cualquier decisión, hay que documentarla. Si se tiene una conversación con el cliente, registrar el acuerdo adaptado y que se comunique por escrito y con copia a las partes interesadas, para fijar las condiciones.
6. Responsabilidad social
Es el momento de ser solidarios en la medida que podamos.
Por una parte, emocionalmente: Apoyar, respaldar y animar.
Por otra parte, ofreciendo facilidades, entregando servicios sin contraprestación inmediata, aplazando facturación, aconsejando formas de actuar en situaciones no habituales…
Ahora, más que nunca, se valora la generosidad: Da antes de recibir.
Especialista en Inbound y Estrategia Digital.
Director de Urbaniza Interactiva.
Redactor de Inmoblog.com
Ligado a la generación y posicionamiento de contenidos desde 1999, crea en 2000 la empresa Urbaniza Interactiva, enfocada en desarrollos online y en estrategia de marketing digital para el sector inmobiliario.
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